5 formas de reducir las reuniones y hacerlas más productivas

Hoy en día, hay una queja común en el lugar de trabajo: 

Los horarios de los empleados a menudo están tan llenos de reuniones que no tienen tiempo para hacer su trabajo productivo.

Las investigaciones muestran que, con el auge del trabajo remoto, los empleados pasan más tiempo en reuniones y la jornada laboral se ha extendido.Esto es innecesario y la buena noticia es que no tiene por qué ser la realidad de tu equipo.

Al asegurarte de que cada equipo tenga un enfoque deliberado y reducido para las reuniones, aumentarás la productividad y la moral.

Aquí hay cinco estrategias para ayudar a tu equipo a aprovechar al máximo su tiempo juntos y separados.

1. NUNCA PROGRAMES REUNIONES CONTINUAS
Solía hacer reuniones consecutivas todos los días en un esfuerzo por hacer más, pero nunca salía bien. 

Llegaba tarde a todas las reuniones. 

No tuve tiempo de tomar notas de la junta anterior o prepararme para la siguiente. 

Cada día se sentía incompleto.
Cuando comencé a agendar las reuniones con espacios intermedios de 15 minutos, sentí que algo cambió, y por una buena razón. 

Tomar descansos entre reuniones permite que el cerebro se reinicie y, como resultado, el estrés se disipa. 

Esto también es una victoria para las empresas, ya que la investigación muestra que, si alguien está más relajado, su rendimiento mejora.
Ese ciertamente fue el caso para mí. 

Necesitaba esos 15 minutos para procesar nueva información, dar retroalimentación si fuera necesario y prepararme para mi próxima llamada. 

Aprender a tomarme el tiempo para reiniciar y tomar notas realmente cambió mi vida y mi perspectiva.

2. TRATA DE AGENDAR TUS REUNIONES PARA UNA PARTE ESPECÍFICA DEL DÍA
Bloquea tiempo para tu trabajo profundo. 

Eso puede ser algo diferente para todos, pero para mí significa que trato de hacer todas mis reuniones antes del mediodía. 

Luego tengo otro período de mi día en el que puedo trabajar profundamente.
Personalmente, es muy difícil para mí cambiar de contexto, por lo que el bloqueo de tiempo es muy importante. 

Incluso las pequeñas interrupciones pueden tener un gran impacto en mi día, y no estoy solo. 

Según un estudio, las personas que son interrumpidas regularmente en el trabajo informaron sentirse más estresadas y frustradas.

Entonces, trato de reducir las distracciones como puedo. 

Cuando estoy bloqueando el tiempo, pospongo mis notificaciones. 

Para ayudarme a concentrarme, también salgo de las aplicaciones y paso mi trabajo a pantalla completa.

3. ADOPTA EL TRABAJO ASINCRÓNICO
Trabajar en múltiples zonas horarias es un hecho de la vida en estos días y requiere un cambio importante en la forma en que las empresas abordan las reuniones. 

Adoptar el trabajo asíncrono es una manera fácil de mostrar aprecio por el tiempo de tus compañeros de equipo y aumentar la eficiencia al mismo tiempo. 

También es mi opción para la mayoría de las comunicaciones laborales.
Siendo realistas, probablemente no necesites estar en muchas de las reuniones a las que asistes. 

De hecho, las únicas reuniones que debes priorizar son aquellas que implican una colaboración profunda, la creación de ideas y la lluvia de ideas. 

Si una reunión es solo para actualizar a las personas, es una pérdida de tiempo.
En cambio, me gusta grabar videoclips para compartir con la gente de forma asíncrona. 

Esto permite que todos reciban actualizaciones de manera oportuna sin interrumpir el trabajo y me ayuda a asegurarme de que estoy transmitiendo mis pensamientos con la mayor claridad posible. 

Es un ganar-ganar.

4. LIMITE LAS REUNIONES A 30 MINUTOS
Puede ser tentador programar una reunión de una hora, especialmente si cree que su equipo tiene mucho que cubrir. 

No lo hagas.
En tu lugar, establece reuniones de 30 minutos y maximiza el tiempo que pasas allí estableciendo una agenda, brindando lecturas previas necesarias y limitando la cantidad de asistentes. J. Richard Hackman, un reconocido experto en dinámica de equipos dijo que el tamaño ideal del grupo de trabajo era de unas 6 personas. 

Condensar la lista de invitados asegura que el grupo se mantenga en el tema y aproveche al máximo el tiempo que pasan juntos.

En las raras ocasiones en que 30 minutos no sean suficientes para abordar una agenda, trata de desglosar tus objetivos. 

Descubrirás que la mayoría de las reuniones que requieren más de 30 minutos cubren objetivos dispares que deben discutirse por separado. 

Si intentas incluir demasiadas ideas en una sola reunión, perderás el enfoque y la eficiencia.

5. PRIORIZA LAS DISCUSIONES PÚBLICAS SOBRE LOS MENSAJES DIRECTOS

Millones de trabajadores ahora trabajan de forma remota al menos a tiempo parcial, incluida la mayor parte de nuestra empresa. 

Eso, combinado con el hecho de que siempre se incorporan nuevos empleados, significa que hemos tenido que hacer que nuestra comunicación interna sea lo más transparente posible.
Al priorizar la comunicación pública y las tareas sobre los mensajes directos, hemos roto los silos y permitimos que todos en la empresa tengan visibilidad de los diferentes proyectos y prioridades. 

También significa que todos pueden aprender y contribuir, y que cualquiera puede encontrar respuestas a sus preguntas y comprender mejor el contexto histórico. 

También hay un factor de conveniencia; 

rara vez tendrán que responder una pregunta 2 veces si todos pueden ver la primera.
La forma en que trabajábamos hace unos años simplemente no tiene sentido hoy. 

Al repensar cómo abordar la comunicación, aumentarás la productividad y es probable que también tengas colaboradores más felices.

RESUMEN:

Separa tus reuniones con 15 minutos entre una y otra

1. Bloquea una parte de tu día sin reuniones para tu trabajo solo e importante
2. Adopta el trabajo asíncrono
3. Limita tus reuniones a 30 minutos
4. Comunica a todos los interesados

AC/J.Sotomayor