Este marco de reuniones puede ser el más productivo que tendrá este año

Este ritual estándar puede convertirse en una fuente inagotable de cultura e ideación para tu centro de trabajo.

¿Cómo son tus reuniones de trabajo?. FastCompany te da los mejores consejos para una planeación y ejecución de programas de cara a los trabajadores.

Todo el mundo está luchando, ya sea en su carrera o en su vida personal. El trabajo remoto puede hacer que sea especialmente difícil mantenerse conectado y hacer que se escuche su voz. Cuanto más tiempo los líderes dejen a los miembros de su equipo flotar en el éter sin una conexión real, se pueden generar incluso pequeñas molestias y factores estresantes.

Como líderes, debemos preguntarnos: "¿Cuánto tiempo queremos dejar que las cosas se pudran?"

Espero que su respuesta sea: "Ni un solo día".

Como líder de equipo, me ha resultado beneficioso reunirme con regularidad. Soy un gran admirador de las reuniones de pie dos veces por semana. Los chats rápidos pueden ser buenos para sincronizar en lo que todos están trabajando, las tareas necesarias y las interdependencias.

Ese es el "qué".

Pero el "cómo" estamos trabajando juntos es una de las claves para un ambiente de trabajo y una cultura saludables. Mientras trabajamos a través de una ola histórica de desvinculación conocida también como la Gran Resignación, nunca ha habido un momento más importante para hacer que las personas se sientan valoradas. Esto es cierto sin importar el tamaño de su equipo o negocio.

Es increíblemente importante detenerse regularmente y trabajar en equipo para identificar qué funciona, qué no funciona y qué puede faltar.

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EL "RETRO"

Muchas organizaciones, especialmente aquellas con equipos de tecnología, tienen rituales regulares llamados "retros". Es la abreviatura de "retrospectiva". Por lo general, al final de un proyecto o programa, es una oportunidad para que el equipo se reúna y reflexione sobre las personas, las interacciones, los procesos y las herramientas que lograron que el producto o la iniciativa se completaran.

Un retro le da a usted como líder, la oportunidad de verificar el pulso del equipo y obtener sus comentarios y opiniones directas sobre cómo todos están trabajando juntos.

HAZLO UN RITUAL MENSUAL

Creo que no tienes que esperar hasta el final de algún proyecto o iniciativa para albergar este ritual. Mi sugerencia es organizarlo mensualmente. De esta manera, se convierte en algo con lo que todos pueden contar independientemente de la carga de trabajo y los entregables.

Se convierte en algo con lo que su equipo puede contar como una oportunidad para unirse. La repetición beneficia la confianza. Y cuando se hace bien, incluso pueden esperarlo.

Cada retro terminará con una tarea para algunos de los miembros del equipo. Tener un par de semanas entre estos rituales puede dar tiempo a los miembros del equipo para hacer los ajustes necesarios.

Para aquellos que aceptan la responsabilidad de tomar medidas, puede ser de empoderamiento y un recordatorio constante de que la cultura es algo en lo que todos participan. Para los líderes, presentarse a cada retro con un informe sobre las acciones que ha realizado en función de la actitud del equipo. La retroalimentación es una forma poderosa de hacerles saber que sus voces están siendo escuchadas. Que está actuando en el mejor interés del equipo.

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HAGA BUENAS PREGUNTAS

No hay mejor manera de conocer a alguien que hacer preguntas y simplemente escucharlo. Esto se aplica tanto si se trata de un pequeño grupo de personas como de equipos multifuncionales.

Este ritual se basa en hacer tres preguntas muy útiles:

• ¿Qué está funcionando? Esta es una oportunidad para que cada miembro exprese su gratitud y reconozca a las personas, los esfuerzos y los aportes que aprecia.
• ¿Qué no funciona? Esta es una oportunidad para identificar y discutir los obstáculos que pueden interponerse en el camino.
• ¿Lo que falta? Aquí es donde la ideación y la innovación pueden recibir un impulso. ¿Hay algo que podamos agregar a la mezcla? ¿Otro ritual? ¿Un recurso de aprendizaje, datos o investigación que se pueda realizar? O tal vez sea un conjunto de habilidades que le falta al equipo.

¿Cuántas veces cada uno de nosotros ha sentido que teníamos el peso del equipo o del negocio? Este ritual y marco están destinados a cambiar eso.

Al hacer las preguntas anteriores, es importante que cada miembro de su equipo sepa que sus opiniones, pensamientos y sentimientos individuales son importantes. Si bien nos enfocamos en el contexto de la carrera y los negocios, tenga en cuenta que cada individuo debe sentirse como si el negocio lo apoyara. Ponga al individuo en la cima de una pirámide de una manera que ayude a asegurarle que el equipo y la empresa están aquí para apoyarlo.

Aquí es donde este ritual estándar puede convertirse en un motor de cultura e ideación. Puede ayudar a construir la moral, aumentar la retención y, en última instancia, conducir a resultados exitosos para el cliente final.

Porque sin personas sanas, no se pueden tener equipos felices y sanos. Sin equipos felices y saludables, es difícil tener un negocio feliz y saludable. Y si su negocio no está bien, no puede hacer nada para ayudar realmente a sus clientes.

Imagina una serie de círculos concéntricos. Un objetivo, por así decirlo. En el centro está el "individuo". El siguiente anillo es el "equipo". Luego, el "negocio". Y finalmente, el anillo más grande que lo rodea es el "cliente".

En su libro Beyond Happiness, Jenn Lim describe una estructura muy similar a "Yo / Nosotros / Comunidad / Planeta". Es una lectura excelente sobre por qué la salud del individuo realmente importa. Y cómo optimizarlo.

Aquí, no lo estamos extendiendo más allá de los límites de la empresa y su cliente. Pero es fácil imaginar cómo los anillos de "individuo / equipo / negocio / cliente" encajan dentro de la "comunidad" más grande y, en última instancia, el "planeta", como lo describe Lim.

CÓMO HACER RETRO PASO A PASO

Reúnase cada dos viernes (o con la cadencia / día que mejor funcione para usted y su equipo). Reúna a todos en una llamada de Zoom o en una habitación. O ambos.

Rompehielo (15 minutos)

Comience haciendo que todos compartan lo que esperan con ansias para el fin de semana. O elija algo propio para que todos se sientan cómodos para compartir.

Configuración (5 minutos)

Establezca el marco hablando a través de los componentes de los círculos concéntricos. Hágales saber que están aquí para trabajar juntos y garantizar que se satisfagan las necesidades individuales y de los equipos.

Explique que cada persona trabajará para expresar sus pensamientos y ponerlos en un tablero de colaboración. Luego, hablarán sobre las opiniones de todos, los agruparán en temas y votarán sobre lo que el equipo siente que son los elementos más urgentes e importantes.

Si no es la primera vez que ejecuta este tipo de retroceso, querrá tomarse un tiempo para informar sobre el estado de los tres elementos de acción principales del retro anterior.

Post-up (15 minutos)

Configure el temporizador en 15 minutos. El tiempo puede ser más largo o más corto, según sea necesario. Descubrirás qué funciona mejor a medida que repitas este ritual a lo largo del tiempo.

Pon un poco de música de fondo suave y de tempo lento. Considere dejar que un miembro diferente del equipo se ofrezca como voluntario para seleccionar la música cada vez.

Cada participante dedica tiempo a escribir notas post-it breves considerando estas tres cosas:

• Qué funciona (mantener) para mí / equipo / negocio / cliente
• Lo que no funciona (detener) para mí / equipo / empresa / cliente
• Lo que falta (Inicio) para mí / equipo / empresa / cliente
• Lectura (5 minutos por persona)

Pida a un voluntario que vaya primero y hable a través de sus post-it. A medida que cada persona habla, el líder o facilitador moverá cada nota al marco. Si alguien más ya ha compartido algo similar, mueva el post-it junto al suyo y no pierda tiempo hablando de él (a menos que haya algo adicional que el equipo podría beneficiarse de saber).

Ordenar y agrupar (10 minutos)

Todos pueden trabajar juntos para terminar de agrupar las tarjetas en temas y darle un título a cada tema.

Votación (5 minutos máximo)

Todos votarán sobre los temas que consideren más importantes y cada persona obtendrá tres votos. Puede colocar más de un voto sobre un tema si cree que es increíblemente importante.

Discusión y delegación (15 minutos)

Hable sobre los tres temas principales y discuta qué se podría hacer para abordarlos y solucionarlos. Haga que las personas se ofrezcan como voluntarias para asumir la responsabilidad de cambiar aquellas cosas en las que se puede actuar. Es posible que usted, como líder del equipo, deba asumir la responsabilidad de todas las cosas. Acuerde que cada delegado vendrá a la próxima reunión con un informe sobre lo sucedido.

CONSIDERACIONES ADICIONALES

Algunas personas no tendrán muchas cosas que agregar al tablero. Está bien. Y a veces, la entrada puede parecer trivial. No lo es. He estado en retrospectivas donde la gente publicó fragmentos de gratitud y cosas para celebrar. Eso es genial. Y no se sorprenda si algunos de los comentarios se relacionan con el retro en sí, el marco, la frecuencia / cadencia o los resultados. Escuche con atención y ajuste el estilo retro en función de los comentarios del equipo.

Algunos temas o temas pueden surgir repetidamente en estas retrospectivas y es posible que no se les dé prioridad en ninguna sesión. Sin embargo, si aparecen repetidamente, usted, como líder del equipo, debe asegurarse de que se aborde el problema. No dejes que incluso las pequeñas cosas se pudran.

Ahora puede comenzar a trabajar para fortalecer a su equipo y su trabajo desde adentro hacia afuera.

Con información de: Fastcompany.

ACL/Sotomayor