Menos juntas = Más productividad
Para ser productivo en el trabajo, debes aceptar sólo las reuniones esenciales y trabajar en tareas importantes que te muevan hacia tus metas.
7 formas de evitar reuniones y tareas innecesarias en el trabajo.
Para ser productivo y alcanzar tus objetivos, di "no" con tacto a las cosas menos importantes.
La capacidad de simplificar significa eliminar lo innecesario para que hable lo necesario.
Para ser productivo y estar lleno de energía, debes aprender a decir "no" a las reuniones y tareas menos importantes.
La clave es saber qué es necesario e innecesario.
Para ser productivo y mantenerte productivo, debes proteger tu tiempo y energía.
Debes saber cómo las reuniones a las que asistes y las tareas en las que trabajas se alinean con tus objetivos, los objetivos de tu equipo y los objetivos de tu empresa.
El éxito a largo plazo o la maximización de la productividad se trata de evitar las pérdidas de tiempo que todos experimentamos.
Algunas reuniones son una pérdida de tiempo.
Tu tiempo es tu activo más preciado y debe guardarse cuidadosamente para que puedas alcanzar tus metas.
No serás productivo si te ves atraído a reuniones sin importancia y realizas tareas innecesarias.
Lee: Qué pasa si quitamos las juntas
A continuación, se ofrecen siete consejos que te ayudarán a evitar reuniones y tareas innecesarias:
1. Bloquea el tiempo en tu calendario
No obtienes resultados si te enfocas en los resultados.
Obtienes resultados al concentrarte en las acciones que producen resultados.
Cuando conviertes tu lista de tareas pendientes en bloques de tiempo programados, puedes concentrarte más durante el día.
También puedes evitar que las personas reserven reuniones durante tu tiempo de trabajo.
Dejarás de estar disponible y mostrarás a los demás que necesitas concentrarte en tus tareas más esenciales.
El bloqueo de tiempo te ayudará a mantenerte concentrado en tus tareas más importantes y dedicarás más tiempo a tareas más importantes.
Es bueno crear una lista de tareas, es incluso mejor alinear esas tareas con tu calendario y puedes dejar que los demás conozcan tus prioridades.
2. Solicita la agenda para cada reunión
Cuanto más larga es la reunión, menos se logra.
Si estás buscando liberar más tiempo de tu calendario, determina si debes aceptar o rechazar una reunión entendiendo el propósito de la reunión.
Puedes pedirle al organizador que comparta una agenda para la reunión con anticipación.
Esto te ayudará a determinar de qué se tratará la reunión.
Al solicitar una agenda, sabrás que la reunión se desarrollará de manera eficiente y tendrá un propósito claro.
3. Sugiere alternativas a las reuniones
Las personas menos productivas suelen ser las que están más a favor de la celebración de reuniones.
Una reunión de grupo no siempre es la respuesta para hacer las cosas en el trabajo.
A veces, puedes escribir un correo electrónico, programar una cita individual o realizar una llamada telefónica rápida.
Si no tienes tiempo en tu día, sugiere otras opciones para tener una reunión de grupo.
4. Prioriza tus tareas importantes
La mayoría de nosotros dedicamos demasiado tiempo a lo urgente y no suficiente tiempo a lo importante.
Para proteger tu tiempo y energía, debes reconocer cuán urgente y vital es cada tarea.
Algunas tareas son críticas y esenciales.
Algunas tareas son importantes pero no urgentes.
La clave es priorizar tus tareas en función de su importancia.
Clasifica tus tareas diarias según su prioridad adecuada.
Identifica lo que es esencial para el equipo y la empresa.
Considera la cantidad de esfuerzo para hacer algo.
Revisa tus tareas constantemente y sé realista sobre lo que se puede hacer.
5. Planifica tus tareas
Al no prepararte, te estás preparando para fracasar.
Algunas tareas deberían posponerse para el futuro.
Probablemente deberías planificar las cosas que pueden retrasarse hasta más tarde.
Puedes esperar para realizar algunas tareas hasta que se realicen otras.
Algunas cosas deben retrasarse y planificarse.
Para evitar trabajos innecesarios, averigua las dependencias.
Lee: ¿Cómo ser más productivos? 5 Consejos de Jeff Bezos
6. Delega tareas
Decidir qué no hacer es tan importante como decidir qué hacer.
La delegación consiste en transferir la responsabilidad de tareas específicas de una persona a otra.
Si eres un líder o directivo, es importante delegar tareas.
Delegar tareas libera tiempo y empodera a un equipo y ayuda con el desarrollo profesional.
Delegar tareas ayuda a identificar qué tareas son mejores para qué personas.
La delegación de tareas reduce la carga de trabajo de los líderes para que puedan centrarse en la planificación, la estrategia y la visión del futuro.
No todas las tareas pueden ser delegadas, como revisiones de desempeño o asuntos de personal.
Delegar una tarea determina que las tareas son importantes y deben realizarse.
7. Sé implacable con tu correo electrónico
Si algo no es urgente o importante, debes eliminarlo.
Revisa el correo electrónico en tu bandeja de entrada.
Los elementos sobre los que no vas a hacer nada deben eliminarse.
No les des tiempo ni atención a cosas superfluas.
Bórralos.
No tengas miedo de eliminar correos electrónicos.
No todos los correos electrónicos merecen una respuesta.
Asegúrate de que el correo electrónico no controle tu tiempo porque puede ocupar la mayor parte de tu jornada laboral.
Por último, asegúrate de que existan excepciones en tu correo electrónico y diles a los demás cuándo pueden esperar una respuesta.
Resumiendo:
Puedes decir "no" a las cosas sin importancia en el trabajo.
Puedes evitar trabajos y tareas innecesarias en el trabajo si sigues estos consejos:
- Bloquea el tiempo de tu calendario
- Solicita la agenda para cada reunión
- Sugiere alternativas a las reuniones grupales
- Prioriza tus tareas importantes
- Planifica las tareas
- Elimina tareas
- Se implacable con tu correo electrónico.
¿Cómo saber si el trabajo es necesario o no?
Debes conocer muy bien tus objetivos y asegurarte que tus tareas estén alineadas con esos objetivos.
Recorta, elimina o delega lo que no es esencial o perderás tiempo en el trabajo.
Para ser productivo en el trabajo, debes aceptar sólo las reuniones esenciales y trabajar en tareas importantes que te muevan hacia tus metas.
Si tu mente no está nublada por cosas innecesarias, entonces esta es la mejor temporada de tu vida.
AC/Kenia Meza
