Aumenta tu eficiencia, reduce tus costos y cura tus dolores de cabeza.

Un mal emprendedor solo trabaja para su propia empresa.

Un emprendedor afortunado tiene su empresa trabajando para él.

Esta es una sabiduría que escuché durante la escuela de negocios.

Mi abuelo, padre y hermano, todos emprendedores, luego lo avalaron.

También lo confirmé al abrir mi primer y segundo negocio.

De hecho, este es uno de esos aforismos que cada vez que lo probamos resultó ser cierto.

Es natural que esperemos que los hoteleros sepan sobre hotelería, que los concesionarios de automóviles comprendan los automóviles o que los propietarios de agencias de marketing comprendan Google Ads.

Pero, ¿estaríamos equivocados al suponer que estos mismos hoteleros son los mejores para recibir huéspedes, los concesionarios de automóviles son los mejores agentes de ventas y los propietarios de agencias serían los mejores en la creación de campañas publicitarias?

Lo que diferencia a un negocio sólido y escalable de una empresa condenada al estancamiento (o peor) es la capacidad de sus directivos para crear sistemas, adaptarse e innovar.

Esto hace una empresa.

Las firmas que lo descuidan, se estancan y desaparecen.

Lee: 5 tips para crear una estrategia sólida

Por qué necesita sistemas

Hazte estas preguntas:

1. ¿Qué pasaría con tu negocio si durante los próximos dos meses estuvieras en coma o tuvieras amnesia completa?

   ¿Las actividades principales ocurrirían normalmente, la empresa lucharía pero continuaría, o todo se detendría después de unos días?

2. Imagina que tu negocio tiene diez veces el tamaño actual.

   ¿Qué roles existirían y cómo contratarías y capacitarías a todos?

   ¿Tendrías alguien que se ocupara del marketing online, un área de ventas, un supervisor de satisfacción del cliente, etc.?

Cualquiera que desee construir un negocio exitoso debería hacer este ejercicio.

Una vez que te hayas dado cuenta del valor principal de los sistemas, debes tener en cuenta otros beneficios.

Beneficios de un enfoque sistemático

Tienes casi la garantía de hacer una fortuna si puedes crear sistemas escalables y replicables.

Si bien los sistemas solo harán una fortuna si se combinan con una buena ejecución y una idea de negocio rentable, existen innumerables ventajas adicionales.

Capacita a tu personal:

A nadie le gustan las tareas repetitivas.

A nadie le apetece ejecutarlas, aprender o enseñar a otras personas.

Es por eso que un sistema empresarial funciona para reducir las tareas aburridas o incluso eliminarlas. Una vez que esto sucede, tu equipo puede dedicar menos tiempo y capacidad intelectual a asuntos insignificantes y utilizar sus talentos para beneficiar tu negocio y su carrera.

Lee: Las claves para que tu negocio sea rentable

Clientes más felices:

Uno de los resultados de un enfoque sistemático es la coherencia de los datos.

Con la coherencia de los datos, conocerás los cambios que afectan la satisfacción del cliente.

Con esta información, puedes invertir en lo que los clientes disfrutan y eliminar lo que les causa insatisfacción.

El entrenamiento es más rápido y más eficiente: Imagina que necesitas responder exactamente lo mismo una docena de veces, todos los días.

Esto sucede cuando la formación y la capacitación no cuentan con sistemas de transmisión de conocimientos.

Esto desmotiva al personal nuevo y da como resultado resultados inconsistentes.

Con los sistemas de replicación de conocimientos, los nuevos miembros de tu equipo volarán en la curva de aprendizaje y alcanzarán rápidamente la cúspide de la eficiencia.

La consistencia es clave:

¿Qué tienen en común Toyota Corolla y Big Mac?

Ambos son productos que, aunque no son los mejores en sus respectivas áreas, lograron el éxito mundial debido a su consistencia.

Todo el mundo sabe qué esperar de un Corolla y un Big Mac, sin importar si está comprando uno en los EU o Nueva Zelanda.

Esto es posible porque tanto Toyota como McDonald 's son modelos de empresas orientadas a sistemas.

Cuando los clientes saben qué esperar de un producto, se sienten más seguros comprándolo en lugar de dirigirse a la competencia.

Deja que tu hijo crezca:

Al eliminar tareas repetitivas, agilizar la transmisión de conocimientos y otorgar autonomía a tu personal, podrás replicar tu negocio.

Los sistemas brindan a las empresas la capacidad de expandirse a diferentes áreas geográficas o mercados.

Incluso puedes franquiciar o licenciar tus sistemas.

Para lograr todos los beneficios mencionados anteriormente, existen cuatro tipos centrales de sistemas que debes diseñar (o implementar, si decides adoptar de otra empresa).

Esto es válido para cualquier sector o actividad.

Sistema de marketing

Este es el sistema que atraerá prospectos a tu empresa.

Otros sistemas pueden convertirlos posteriormente en clientes.

También se ocupará de la comunicación entre tu empresa y el mundo.

Funciones principales del sistema de marketing:

• Promocionar productos y soluciones
• Generar un flujo constante de clientes potenciales para tu negocio
• Control de daños cuando sea necesario
• Recopilación de información sobre prospectos e inteligencia de mercado

Ejemplo de sistema de marketing:

• En uno de mis negocios, generamos clientes potenciales ofreciendo beneficios gratuitos (como una consultoría de 15 minutos o una guía ilustrada)
• Este es un proceso automatizado.
• El interesado puede, por ejemplo, programar su consultoría gratuita mediante una aplicación.

Sistema de ventas

Este sistema es lo que convertirá a un cliente potencial en un cliente que paga.

Las funciones principales son:

• Fijación de precios: utilizando la información recopilada por el sistema de marketing
• Personalización - En los casos en que aplique
• Facturación
• Pago y procesamiento

Ejemplo de sistema de venta:

• En mi otro negocio, un albergue turístico, los clientes pueden seleccionar su habitación, pagar y hacer el check-in online en unos minutos.
• Conocerán su habitación (y otras instalaciones del albergue), por lo que pueden llegar directamente a su puerta.
• Esto fue muy útil para cumplir con las reglas de distanciamiento social COVID-19.

Lee: La clave de las empresas longevas

Sistema de cumplimiento

Aquí es donde entregas los bienes o realizas los servicios por los que pagó tu cliente.

A menudo es el que requiere más mano de obra de los cuatro y el que tiene el mayor potencial de automatización.

Las principales funciones de este sistema son:

• Embalaje (para bienes físicos)
• Planificación
• Entrega
• Logística

Ejemplo de sistema de cumplimiento:

• Amazon Prime Air pionero en la automatización de entregas.
• Prime Air está diseñado para entregar paquetes de manera segura a los clientes en 30 minutos o menos utilizando vehículos aéreos no tripulados, también llamados drones.
• Prime Air tiene un gran potencial para mejorar los servicios que ya brinda a millones de clientes al con una entrega rápida de paquetes que también aumentará la seguridad y eficiencia general del sistema de transporte.

Sistema de administración

Comprende todos los procesos y actividades de back-office.

La buena noticia es que existen muchas herramientas para ayudarte a automatizar tu administración.

• Contabilidad
• Recepción
• Capacitación
• Tecnologías de la información
• Finanzas y Tesorería

Ejemplo de sistema de administración:

• En mi primer negocio, automatizamos el subsistema de contabilidad usando una solución donde todas las facturas van a nuestro contador en tiempo real.
• Eliminó la necesidad de intervención humana, para imprimir papeles o enviar mensajeros con documentos físicos.
• Cuando implementé este sistema en una empresa que asumí, impresionó al personal cómo les ahorró tanto tiempo.

Explora las ventajas de crear y mejorar tus sistemas comerciales.

Una vez que lo hagas, nunca volverás a las viejas formas de dirigir una empresa.

Lo digo por experiencia.

Con todo el ahorro de tiempo, los emprendedores tendrán horas extra para dedicarlas a otras actividades, como lo estoy haciendo yo escribiendo este artículo mientras mis dos negocios están funcionando, no conmigo sino impulsados por sus sistemas.

AC/Kenia Meza

Escrito por: Levi Borba

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