Olvídate de la oficina tradicional y saca provecho a la nueva normalidad que nos deja el COVID-19

Todos los días escuchamos los grandes beneficios de hacer Home Office. Eso no es novedad. Lo importante acá es hacerte la siguiente pregunta: ¿Qué tan preparados estamos para  hacerlo? ¡Bienvenido al mundo Post-Covid-19!

 Para nadie es un secreto que muchas organizaciones llevan varios años dando la opción a sus empleados de hacer home office. De hecho, empresas como Cisco, pionera en esta modalidad laboral, ha manifestado en repetidas ocasiones los múltiples beneficios que ellos obtienen como empresa en términos de productividad. 

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Sin embargo, la realidad del común denominador de las empresas es otra. O al menos, así era hasta que, de forma inesperada, el COVID-19 las obligó a reinventarse y acelerar la transformación de sus espacios laborales; ¡Era eso o desaparecer!

Todos los cambios, más aún en el mundo de las empresas, generan temores y muchas dudas. Preguntas como ¿Qué hacer? ¿Cómo hacerlo? ¿Cuál es la forma correcta de hacerlo? Pasan por la mente de los tomadores de decisión en cada momento. 

Por eso es clave aprender de quienes lo están haciendo bien y de esta forma diseñar nuestra propia estrategia de implementación. Eso sí, basándonos en las buenas prácticas. 

Si echamos un vistazo al entorno podemos ver que pocas compañías lo están haciendo mejor que Automattic, la empresa detrás de Wordpress, que controla el 35% de todos los sitios web en Internet.

Automattic tiene 1,170 empleados dispersos en más de 75 países, que hablan 93 idiomas. ¡Todo un reto! 

En la actualidad, cuenta con una valuación de US $ 3 mil millones, y ha realizado varias adquisiciones significativas como la de WooCommerce y la plataforma de blogs, Tumblr.

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Y adivina: La compañía no tiene una oficina, todos sus empleados están colaborando casi exclusivamente desde casa.

El fundador de Automattic, Matt Mullenweg, apareció recientemente en el podcast Making Sense, de Sam Harris, para hablar de lo que llama los 5 niveles de equipos distribuidos

¿Quieres descubrir en qué nivel está tu empresa?

Nivel 1: Acción no deliberada:

Se caracterizan por ser empresas que no han hecho nada de forma proactiva para apoyar el home office. 

Sus empleados si tienen acceso a teléfono inteligente y correo electrónico, además se conectan a reuniones puntuales, pero la realidad es que las empresas en este nivel pospondrán la mayoría de las cosas hasta que regresen a la oficina.

Nivel 2: Recreando la oficina en línea

Déjame decirte qué en este nivel, están la gran mayoría de los negocios en la actualidad gracias al COVID-19.

En estas empresas los colaboradores tienen acceso al software de videoconferencia, mensajería y correo electrónico. Te preguntarás: ¿Cuál es la diferencia entonces?  Simple; no han rediseñado los procesos y siguen, recreando, en línea, el trabajo que se hacía en la oficina. 

Esto incluye algunos malos hábitos: 

• Vídeollamadas de muchas personas, cuando en realidad se necesitaba menos de la mitad de asistentes. 
• Bombardeo de llamadas, mensajes de whatsapp y respuesta de gran cantidad de correos electrónicos
• Colaboradores en línea en horario habitual de 8.00 am a 6.00 pm. Incluso, algunos, con software de medición de tiempo en pantalla instalado en sus computadoras.  

En conclusión, nada cambia, todo sigue igual, pero en línea. Mucho camino por recorrer. 

Nivel 3: Adaptación al medio

En este nivel las cosas empiezan a ponerse interesantes. Entorno Google, documentos vivos y actualizados en tiempo real, discusiones y argumentaciones que llevan a soluciones rápidas. Mayor entendimiento de los proyectos. Ahorro de tiempo, y menor riesgo de perdida de información. 

Esto sin mencionar el establecimiento de una serie de parámetros que nos ayuden a definir cuándo sí y cuándo no se deben hacer reuniones. Aquí cobra especial importancia el dicho: “Acabo de sobrevivir a una reunión que pudo ser un email”

¡Pero cuidado! Para todo esto, se debe reforzar la comunicación escrita efectiva, ya que, es crítica para las empresas que adoptan el nivel tres de trabajo remoto. No lo debemos olvidar. 

Nivel 4: Comunicación asincrónica

Ya en este punto nos encontramos con empresas que han llegado a la denominada comunicación asincrónica. 

Aquí el grado de madurez de tu organización debe ser muy alto. Te enfrentas con el reto de entender y asimilar qué en realidad, la mayoría de las cosas no requieren una respuesta inmediata. 

Entiendes qué para la mayoría de las cosas, un correo o mensaje de texto debería ser suficiente para hacer lo que se requiere, pero, además, debes tener claro que el destinatario, no está obligado a responder instantáneamente y que esto, no es una falta ni de respeto, ni de interés y mucho menos una falta responsabilidad o profesionalismo. 

Si lo analizas, ganas mucho. Los colaboradores tienen tiempo de pensar, analizar, crear y entrar en lo que los expertos llaman “Flow”; un estado donde todos somos mucho más efectivos y productivos. El resultado: mejor toma de decisiones, respuestas más analíticas, mejores soluciones para la organización y, por consiguiente, mejor impacto y resultados. 

Nivel 5: "Nirvana"

Si llegamos a este punto del texto es muy seguramente porque sabes que este es el camino y quieres entrar en “Nirvana”

Para el creador de Wordepress, el nivel 5 es donde “diseñas el entorno” cultural y físico de la organización. Donde sabes que como empresa puedes ser mucho más efectivo, pero con mucho menos esfuerzo. Vaya:  el estado ideal y soñado. 

En el nivel “Nirvana” los trabajadores no solo saben qué hacer y por qué hacerlo, sino que además aportan toda su creatividad a la hora de generar soluciones que ayuden a la consecución de objetivos organizacionales. 

Los miembros de la organización son felices y se sienten útiles. Saben y comparten el propósito de la empresa y todo fluye. 

En pocas palabras, diseñan una jornada laboral para optimizar su salud, su desempeño y su balance vida-trabajo.

No es una tarea sencilla y requiere de mucha madurez organizacional, análisis y trabajo, pero es alcanzable. 

Si te sirve como inspiración, aquí te dejamos el “Automattic Creed”, el texto en el que se refleja la filosofía de la empresa liderada por Matt.